有田市公共施設予約管理システム利用規約（市民会館）

有田市民会館におけるシステム利用規約

有田市民会館における有田市公共施設予約管理システムの利用規約は、次のとおりです。
共通の利用規約と併せてご確認ください。

• 有田市公共施設予約管理システム利用規約（共通）

掲載されている予約状況について

有田市公共施設予約管理システムで表示されている予約状況は、ほぼリアルタイムで更新されています。
施設の使用日時をご検討する際にご活用ください。
ただし、予約状況で空きと表示されていても、施設の都合により、使用できない場合がありますので、予めご了承ください。

予約管理システムの利用者登録について

• 有田市公共施設予約管理システム（以下、このページでは単に「システム」と表示します。）を利用して、施設の仮予約の申込をするためには、事前にシステムの利用者登録をする必要があります。
• 利用者登録は、過去2年以内に、有田市民会館の施設の使用許可を受けたことがある個人もしくは法人でなければ行うことはできません。
• 市民会館で利用者登録が完了すれば、システム上、文化福祉センターの仮予約を登録することも可能になりますが、文化福祉センターで利用者登録を行わない限り、たとえ仮予約の登録をしても使用許可をすることができません。文化福祉センターの仮予約を希望される場合は、文化福祉センター事務所までお問い合わせください。
• 文化福祉センターで利用者登録をされた方であって市民会館で利用者登録がない方が、有田市民会館の仮予約を登録された場合であっても、使用を許可いたしません。

利用者登録をする際の注意事項

• 法人・団体にあっては、支部・支店・支所・営業所等の単位で登録することができます。
• 登録には、メールアドレス(文字数の総数が42文字以内のもの。)が必要です。
• 登録には、利用する施設毎に任意のID(半角英数字で文字数20文字以内のもの。)を設定することが必要です。

インターネット仮予約申込可能施設について

有田市民会館では、システムにより次の掲げる施設の仮予約をすることができます。
なお、施設により、夜間の使用制限があります。システムで仮予約の登録ができたとしても制限に該当した場合は許可できませんので予めご了承ください。
インターネット仮予約の申込は、利用者登録をされた方のみ行うことができます。

インターネット仮予約可能施設(有田市民会館)

施設名	夜間の使用	摘要
紀文ホール	使用制限なし 夜間(午後6時から午後10時まで)も使用可能。	ホワイエを含む。 利用日の6ヶ月以前に紀文ホール以外の施設を合わせて仮予約する場合は、紀文ホールのみ仮予約を行ってください。仮予約完了後、市民会館よりホールと同時に使用される施設を確認させていただきます。
紀文ホール（練習・準備）	使用制限なし 夜間(午後6時から午後10時まで)も使用可能。	ホワイエを含む。 練習・準備とは、紀文ホールでの本番を控えてその直前に行うもので、本番後の後片付けでのみ使用する場合を含みません。紀文ホール以外での公演のための練習で使用する場合や、単に練習のために使用する場合は、ここでいう練習・準備での使用には当たりません。よって、本番での紀文ホールの使用の申請が同時になされていない場合は、練習・準備による使用料の減額は行うことができません。
紀文ホール（舞台のみ）	使用制限なし 夜間(午後6時から午後10時まで)も使用可能。
第1会議室（リハーサル室）	使用制限なし 夜間(午後6時から午後10時まで)も使用可能。
第2会議室	夜間（午後6時から午後10時まで）は、紀文ホール、第1会議室もしくはホワイエの利用を伴わない場合、使用できません。 (例) 第2会議室のみ、夜間に使用 　-使用できません。 第1会議室と第2会議室を同時に夜間に使用 　-使用できます。 (注) 1日目の午後に使用した後、翌日(2日目)の午前から続いて使用する場合であって、1日目終了後、会場に展示物や荷物等をそのままにしておきたい場合は、夜間の使用料をお支払いいただくことで展示物等を保管することができます。この場合、夜間に人の出入りをすることはできません。	左記の夜間使用制限に該当する場合は、システムで仮予約の登録が完了しても許可できません。
楽屋兼会議室A
楽屋兼会議室B
市民ギャラリー
ホワイエ	使用制限なし 夜間(午後6時から午後10時まで)も使用可能。	紀文ホール（舞台のみの使用を除く。）の使用はホワイエを含みます。

 

仮予約申請ができる期間について

市民会館の各施設の使用許可申請が可能な期間は、次のとおりです。
 

インターネット仮予約及び市民会館窓口での予約可能期間

予約方法	インターネット仮予約		市民会館窓口での申請
予約施設	紀文ホール (舞台のみの使用を除く。)	紀文ホールを除く施設 (舞台のみの使用を含む。)	紀文ホール (舞台のみの使用を除く。)	紀文ホールを除く施設 (舞台のみの使用を含む。)
予約開始日	使用する日の12ヵ月前	使用する日の6ヵ月前 （使用する日の6ヵ月前より早く紀文ホールを仮予約される場合は、市民会館職員からホール以外の使用施設について確認させていただきます。）	使用する日の1年前の日が属する月の1日（当該日が休館日の場合は、その次の開館日）	使用する日の6ヵ月前の日（当該日が存在しない場合は、次の月の初日。当該日が休館日の場合は、その次の開館日）
予約終了日	使用する日の14日前	使用する日の14日前	使用する日の7日前（年末年始を除く。）	使用する日の7日前（年末年始を除く。）

ただし、市民会館窓口の予約開始日午後5時以前にインターネット仮予約があった場合であって、市民会館窓口で予約開始日に申請があった場合は、インターネット仮予約を行った方と窓口で申請をされる方の間で抽選いたします。抽選については、市民会館職員が代わって行うこととします。抽選の方法及びその結果について、何人も異議申し立てを行うことはできません。

 

（例）予約開始日に予約が重複したことにより抽選することとなる場合

紀文ホールを令和5年11月1日に使用する場合。

予約開始日は、

• インターネット仮予約は、12ヵ月前である令和4年11月1日。
• 市民会館窓口での申請は、令和4年11月1日が火曜日で休館日のため、令和4年11月2日。

この例では、インターネット仮予約の方が1日早く仮予約をすることができますが、もし、11月1日にインターネットで仮予約をした場合であっても、市民会館窓口で11月2日中に別途使用許可申請を行う方がいた場合においては、抽選することとなります。
抽選するときに行うくじ引きは、当該各申請者に代わり、市民会館職員もしくはその他の市職員がくじ引きを行います。

予約の完了について

紀文ホールの仮予約をした場合

• 市民会館職員より、紀文ホール以外の施設の使用の有無について、直接問い合わせをいたします（ただし、同時に仮予約の登録が完了している場合を除く。）。
• 仮予約の内容に問題がなければ、申請書の提出を求めます。
• 申請書が提出されれば、許可書を交付し、使用料の納付を求めます。

紀文ホール以外の施設の仮予約をした場合

• 仮予約の内容により、施設担当者から、問い合わせをする場合があります。
• 仮予約の内容に問題がなければ、申請書の提出を求めます。
• 申請書が提出されれば、許可書を交付し、使用料の納付を求めます。

使用料の納付を市が確認できた時点で予約は完了となります。

• 通常、申請書の提出日から7日後を目途に使用料の納付期限日を設定します。
• 指定した期日までに使用料の納付が確認できない場合は、予約を取り消すことになりますのでご注意ください。

 

予約完了後のキャンセルについて

• 予約のキャンセルは、直接市民会館事務所までご連絡ください。その際に、使用許可取消申請書のご提出を求めますのでご対応ください。
• キャンセルの時期によりキャンセル料がかかりますのでご注意ください。

紀文ホール及び紀文ホールと同時に予約した施設をキャンセルした場合（紀文ホール(舞台のみ)の使用を除く。）

キャンセルの時期	キャンセル料
使用日の14日以前	なし
使用日の13日前から3日以前	使用料金の50%
使用日の2日前から当日まで（無断キャンセル含む。）	使用料金の100%

紀文ホール以外の施設の予約をキャンセルした場合（紀文ホール(舞台のみ)の使用を含む。）

キャンセルの時期	キャンセル料
使用日の7日以前	なし
使用日の6日前から3日以前	使用料金の50%
使用日の2日前から当日まで（無断キャンセル含む。）	使用料金の100%

• 上記キャンセル料の算出に、附帯施設使用料を含みません。
• キャンセルをする理由が、自然災害等、使用者の責によらない（第三者の責によりキャンセルする場合を除く。）と市が判断した場合は、キャンセル料の徴収は行いません。
• キャンセルをした場合、既納の使用料は、原則、申請者の指定の口座に返金（振込）いたします。なお、返金の際に、キャンセル料が発生している場合は、当該金額を差し引きます。

その他の条件について

同一の方が予約することのできる件数は、4件を限度し、件数を超過した仮予約については、許可することはできません。

• 同一目的により複数の日を連続して予約する場合は、1件とみなします。
• 件数には、インターネット仮予約と窓口（電話、ファクス等を含む。）での申請を含みます。
• 同一の方が行っている使用日に到来していない予約のすべてをカウントします。
• 申請者が異なっていても、明らかに使用者が同一団体等であると市が認めた場合は、同一の方の申請とみなします。

一定期間以上使用が連続する仮予約は、許可することはできません。

• ギャラリーを除く施設において、使用期間が連続して5日を超える仮予約は、許可することはできません。
• ギャラリーにおいて、使用期間が連続して1ヵ月（途中の休館日を含む。）を超える仮予約は、許可するこはできません。

定例的な使用に該当する仮予約は、許可することはできません。

• 毎週水曜日、毎月10日、毎月第1水曜日等、定例的な使用に該当する仮予約は、許可することはできません。

仮予約とキャンセルを繰り返す等の行為を行った場合、当該仮予約の許可をせず、利用者登録を取り消すことがあります。

• 同じ施設の仮予約とキャンセルを繰り返し行う（使用日が異なる場合を含む。）などの行為を行った場合、当該仮予約は、許可することはできません。
• 前項のような行為を行った場合、市の判断により本システムの利用者登録を取り消すことがあります。